Trong quá trình xin việc hay chuyển việc ở Nhật chắc hẳn bạn đã nhiều lần phải trao đổi với nhà tuyển dụng qua email. Hầu hết các bước bạn đều phải liên lạc bằng email. Và có lẽ các bạn đã từng lo lắng, không biết nên viết email thế nào? Ngôn ngữ sử dụng đã đúng chưa?...Vậy những điều gì bạn cần lưu ý để tránh mất điểm với nhà tuyển dụng Nhật Bản khi trao đổi qua email? Hãy cùng tìm hiểu bài viết dưới đây.
1. Cách thức cơ bản khi liên lạc bằng email
Như chúng ta đã biết, trước khi đến gặp trực tiếp nhà tuyển thì sẽ phải liên lạc qua email. Vì vậy, email chính là ấn tượng đầu tiên của ứng viên với nhà tuyển dụng. Các bạn nên trả lời email của nhà tuyển dụng sớm, nội dung rõ ràng, ngôn ngữ và câu chữ phù hợp. Nếu bạn trả lời chậm chạp, nội dung mờ nhạt, không rõ ràng,...sẽ khiến nhà tuyển dụng có những ấn tượng không tốt mặc dù họ chưa từng gặp bạn.
Cách thức cơ bản khi liên lạc bằng email
Để có thể ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng bạn cần nắm được những cách thức cơ bản khi liên lạc bằng email dưới đây
Thời gian trả lời
Bạn nên trả lời ngay khi nhận được email hoặc chậm nhất là trong vòng 24h kể từ khi nhận được email. Nếu bạn chưa thể trả lời ngay thì hãy trả lời lại để thông báo đã nhận được mail và hẹn lại thời gian sẽ trả lời lại.
Về thời gian trả lời email thì không nhất thiết phải gửi vào 1 thời gian nhất định nào đó. Tuy nhiên, nếu có thể thì gửi email trong thời gian làm việc ngày thường của công ty sẽ tốt hơn
Tiêu đề email
Tiêu đề chính là thứ đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn vào email. Một ngày nhà tuyển dụng nhận được rất nhiều email, nếu email của bạn không có tiêu đề hoặc tiêu đề không rõ ràng sẽ gây những ấn tượng không tốt, thậm chí email của bạn sẽ bị bỏ qua và bạn sẽ mất cơ hội. Một email với tiêu đề rõ ràng dễ hiểu sẽ giúp cho nhà tuyển dụng có thể hình dung ngay được nội dung của email, tiết kiệm thời gian và gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng.
Khi trả lời lại email, hay liên lạc qua lại về 1 nội dung, sẽ có từ “Re:” ở đầu tiêu đề email, các bạn cần giữ nguyên chữ Re: và tiêu đề email cũ, không nên sửa gì cả.
Cách thức cơ bản khi liên lạc bằng email
Nội dung email
Về cơ bản, phần nội dung email sẽ bao gồm Người nhận – Lời chào hỏi – Nội dung – Câu kết – Ký tên
2. Những mẫu email bạn cần nhớ trong quá trình xin việc hay chuyển việc
Trả lời xác nhận ngày phỏng vấn
Trả lời gửi lại lịch phỏng vấn cho công ty
Khi gửi lịch cho nhà tuyển dụng, bạn cần gửi ít nhất 3 khoảng thời gian để nhà tuyển dụng lựa chọn.
Ước lượng thời gian phỏng vấn để thiết lập thời gian kết thúc.
Xin đổi, điều chỉnh lịch phỏng vấn đã xác nhận trước đó
Với trường hợp này bạn hãy liên lạc với nhà tuyển dụng qua điện thoại, nếu không liên lạc được thì gửi email
Hãy nói lý do đổi lịch, tuy nhiên không cần chi tiết quá
Khi bạn đã đổi được lịch thành công thì trong buổi phỏng vấn bạn hãy nói lời cảm ơn với nhà tuyển dụng và công ty.
Những mẫu email bạn cần nhớ trong quá trình xin việc hay chuyển việc
Email cảm ơn sau buổi phỏng vấn
Email gửi CV theo yêu cầu của công ty
Email xin không ứng tuyển nữa
Trên đây là những lưu ý bạn nên nhớ khi trao đổi email với nhà tuyển dụng Nhật Bản. Hi vọng bạn sẽ không còn phải quá lo lắng khi trao đổi qua email trong quá trình xin việc. Chúc các bạn thành công!